Contrairement au ticket de caisse, la facture n'a pas seulement une valeur commerciale. Si elle permet de retrouver le détail des coûts d'une prestation ou d'un service, elle a également une valeur juridique la soumettant à une réglementation stricte. Facultative lors de la vente de biens entre un professionnel et un particulier, elle devient obligatoire lors d'une vente à distance et pour les services professionnels facturés plus de 25 € T.T.C. à des particuliers. De même, l'article 289 du Code des impôts prévoit une obligation de facture " pour les livraisons aux enchères publiques de biens d'occasion, d'objets d'art, d'objets de collection ou d'antiquité ".
Toutefois, quel que soit le montant de la prestation ou de la vente, le particulier a toujours la possibilité de demander une facture et le professionnel ne peut lui la refuser. D'autre part, elle est aussi obligatoire lorsqu'une vente de marchandises ou une prestation implique deux professionnels.
Le ticket de caisse fait office de preuve d'achat pour gérer les transactions commerciales comme les retours, les délais de livraison ou encore les remboursements. Jouant ce rôle, les factures sont aussi des éléments apparaissant dans les comptes annuels d'une entreprise et pouvant être vérifiées lors d'un contrôle fiscal. Aussi, tous les originaux et les copies des factures sont à conserver durant 10 ans dans la comptabilité de la société. Considérées comme des factures, les notes d'honoraires sont soumises au même régime.
Aussi, elles doivent être numérotées avec un numéro unique, suivant la chronologie des opérations. Aussi, les numéros de factures doivent se suivre sans interruption. De ce fait, aucune facture ne peut être détruite ou modifiée. En cas de changement ou d'erreur, le vendeur peut effectuer une nouvelle facture, indiquant le numéro de celle qu'elle modifie, ou faire une note d'avoir. Il arrive parfois qu'une réduction soit effectuée après la réalisation de la facture. Dans ce cas, le professionnel édite une facture équivalant au montant de la réduction oubliée sur la facture précédente, noté en négatif. Là encore, le numéro de la facture à laquelle le document fait référence doit être précisé.
Pour des soucis de traçabilité dans la comptabilité, les factures sont obligatoirement éditées à la réalisation de la prestation ou de la vente. Entrant dans le calcul des impôts, ces documents ne sont pas à négliger. En effet, si les réglementations liées à la facturation ne sont pas respectées, le professionnel s'expose à un redressement fiscal et à une amende pénale de 75 000 €. À cela s'ajoute une amende fiscale de 15 € par élément manquant ou erroné pour chacune des factures. Toutefois, les amendes fiscales d'une même facture cumulées ne peuvent pas dépasser 1/4 de son prix. Si une facture de 80 € contient 3 erreurs, l'amende fiscale ne sera donc pas de 45 €, mais de 20 €.
Pour faciliter la hiérarchisation de la numérotation et les vérifications réalisées lors d'un contrôle fiscal, les factures doivent être correctement classées. Pour s'y retrouver simplement, il existe trois méthodes principales, à adopter selon le nombre de factures éditées à l'année ou au mois.
Écrites en langue française et éditée en deux exemplaires, la facture doit être remise au client et son doublon archivé pour la comptabilité de l'entreprise. En plus du détail de la prestation, des produits vendus ainsi que des coûts, les informations suivantes doivent apparaître pour valider le document :
A cela devront être ajoutés, si la vente est réalisée entre professionnels :
En revanche, la mention du mode de paiement de la facture reste facultative.
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